Comment terminer une lettre formelle en anglais américain ? 15 conseils commerciaux

Quels sentiments éprouveriez-vous lorsque vous ouvrez votre boîte de réception et que vous voyez une lettre formelle de la part d’un collègue anglophone ? Beaucoup de gens paniqueraient, car tout le monde ne sait pas comment rédiger une réponse correcte en respectant toutes les règles et comment conclure une lettre formelle en anglais américain. Bien sûr, vous pouvez toujours demander à des personnes que vous connaissez d’écrire la réponse adéquate ou même engager un interprète. Mais êtes-vous prêt à payer pour cela ? L’anglais des affaires est exigeant et requiert un effort considérable pour en apprendre tous les détails, mais nous sommes certains que chacun peut y parvenir.

La première chose à garder à l’esprit est qu’une lettre professionnelle ne doit pas contenir d’émotivité excessive, de familiarité ni d’agressivité inappropriée. Toutes les informations nécessaires doivent être décrites de manière brève et concise afin que le destinataire puisse rapidement comprendre l’essentiel et répondre à vos attentes. La question de savoir comment conclure une lettre formelle est importante, car elle récapitule et met en évidence l’importance de ce qui a été écrit. Cependant, commençons d’abord par comprendre les principes de base du style de la correspondance professionnelle américaine.

Souvenez-vous toujours de l’étiquette 

Peu importe à qui vous écrivez formellement. Il existe des règles standard qui s’appliquent à toute situation. Il est crucial de les suivre, car une lettre représente la première impression que quelqu’un a de vous dans le monde moderne numérisé. Tenez donc compte des points suivants :

• indiquez clairement l’objet pour révéler l’essentiel, car de nombreuses personnes reçoivent des dizaines d’e-mails chaque jour et il est primordial d’attirer l’attention du destinataire ; 
• utilisez des formules de salutations formelles et évitez la familiarité ; 
• relisez la lettre avant de l’envoyer, car les fautes d’orthographe et les erreurs peuvent nuire à l’impression que les gens ont de vous ;
• présentez-vous et décrivez brièvement le contexte de la question si vous écrivez à une nouvelle personne ; 
• essayez de n’aborder qu’un seul sujet dans la lettre pour éviter de semer la confusion chez votre interlocuteur ; 
• soyez sérieux et gardez l’humour pour votre correspondance avec des amis.

Si vous avez reçu une lettre professionnelle en anglais, ne tardez pas à répondre et réagissez le plus rapidement possible. Sinon, votre interlocuteur pourrait penser que ce qui est écrit dans l’e-mail ne vous intéresse pas. Ceci s’applique aux entretiens, aux questions liées au travail et même aux études. Vous ne voulez pas paraître impoli, n’est-ce pas ? Souvent, beaucoup ont du mal à trouver les bons mots pour répondre en anglais, mais il vaut mieux éviter cette erreur et écrire une réponse le jour même.

Ne vous inquiétez pas si vous ne savez pas encore comment rédiger la conclusion d’une lettre formelle. Les lettres formelles en anglais américain sont le royaume des formules toutes faites, il n’est donc pas nécessaire d’inventer quelque chose de complètement nouveau. N’oubliez pas d’expliquer, en début de lettre, pourquoi vous écrivez, puis développez tout plus en détail. Enfin, vous pouvez utiliser l’un des exemples courants de paragraphes de conclusion de lettres d’affaires. Choisissez simplement l’option dont vous avez besoin.

Erreurs courantes dans la communication professionnelle 

La plupart des communications formelles sont passées en ligne avec le développement des réseaux sociaux et des messageries, mais la question de savoir comment conclure une lettre formelle reste d’actualité. Il est rare de nos jours de trouver des gens qui écrivent des notes à la main ou qui les impriment, car envoyer un e-mail est simple et rapide. D’un côté, c’est bien plus facile, car nous pouvons contacter instantanément n’importe qui, n’importe où dans le monde.

D’un autre côté, les gens s’habituent à la communication informelle et cessent de prêter attention à la qualité de ce qui est écrit. Voyons donc les erreurs les plus courantes que les utilisateurs commettent souvent dans la correspondance professionnelle et essayons de les éviter. Ce n’est qu’après cela que nous verrons comment conclure une lettre formelle.

Utiliser trop de points d’exclamation 

Bien sûr, dans les lettres formelles, on aborde souvent des questions importantes qui requièrent une réponse immédiate. Par conséquent, on a naturellement envie d’ajouter des points d’exclamation pour que la personne prête davantage attention à ce qui est écrit. Les points d’exclamation ne sont pas interdits, mais essayez de limiter leur nombre. S’il y en a trop, le destinataire aura du mal à lire l’e-mail et à comprendre ce dont vous avez besoin. De plus, il pourrait cesser d’y prêter attention en tant qu’élément important.

Un texte trop court ou trop long 

Il est peu probable que quelqu’un puisse vous dire à quoi ressemble la lettre idéale. Les experts estiment qu’une longueur optimale serait de cinq phrases, car le destinataire a le temps de comprendre l’essentiel sans recevoir trop de détails inutiles. Réduire le nombre de compléments dans une phrase est une astuce intéressante pour raccourcir le courrier sans perdre son sens.

Fautes de grammaire et d’orthographe 

Chaque détail dans la correspondance professionnelle compte, et même une petite faute de frappe ou une lettre incorrecte dans un mot peut vous donner la réputation d’être négligent et peu instruit. C’est pourquoi vous devez toujours vérifier tout ce que vous avez écrit. Consultez un dictionnaire ou votre professeur d’espagnol si vous avez besoin de plus d’assurance quant à l’orthographe, et assurez-vous que le texte soit parfait avant de l’envoyer.

Employer de l’argot et un langage familier 

Beaucoup estiment que ces expressions sont appropriées lorsqu’on communique avec des collègues, ce qui peut parfois être vrai. Cependant, rappelez-vous que votre lettre peut être transférée à d’autres personnes qui n’apprécieront pas forcément ce type de communication. Par conséquent, laisser l’argot et le langage familier pour la correspondance informelle est la meilleure solution.

Ignorer le genre et le titre de votre interlocuteur 

Dans la correspondance professionnelle, vous devez montrer du respect envers le destinataire. Pourtant, beaucoup ne s’en préoccupent pas et ne veulent pas perdre de temps à se renseigner davantage. La confusion survient souvent avec les prénoms et les noms de famille, car il n’est pas toujours évident de déterminer s’ils appartiennent à un homme ou à une femme.

Si vous souhaitez paraître bien éduqué, prenez la peine de faire une petite recherche au préalable sur votre interlocuteur potentiel. Par exemple, si la personne s’appelle Jessy Johnson, il est difficile de deviner si vous devez vous adresser à un homme ou à une femme. Dans la communication formelle américaine, il est obligatoire d’utiliser "Mr" ou "Mrs", alors ne négligez pas cette règle.

2

Importance de la conclusion dans les e-mails formels aux États-Unis 

Ne pas conclure une lettre peut être normal dans une communication amicale et informelle. Cependant, c’est inapproprié dans la correspondance professionnelle. Voici quelques formules de conclusion standard d’une lettre qui conviendront à toutes les situations :

• Yours Sincerely.
• Faithfully Yours.
• Respectfully.
• Thank you for your consideration.
• Best Wishes.

Ce ne sont là que quelques formules classiques adaptées à tout e-mail ou note sur papier. Il est à noter que la fin d’une lettre formelle peut varier en fonction du contenu et de vos attentes pour cette correspondance en particulier. Vous trouverez ci-dessous des options plus spécifiques qui peuvent vous être utiles lorsque vous communiquez avec vos partenaires ou vos collègues.

Lettre formelle : Comment conclure une lettre 

Cependant, la fin de la lettre peut être plus spécifique selon votre objectif. Voici quelques exemples :

• "Thank you for your assistance/support/time" si vous souhaitez exprimer votre gratitude à une personne. 
• "Looking forward to your reply/looking forward to hearing from you soon/I would highly appreciate your immediate attention on this point" dans les cas où vous devez souligner l’importance d’obtenir une réponse. 
• "Please let me know if you need anything else/Don’t hesitate to contact me for further assistance" si vous souhaitez proposer votre aide ou attendre plus de détails sur votre collaboration. 
• "Please advise as necessary/Let me know your opinion on this matter" si vous avez besoin des recommandations de votre interlocuteur sur le sujet abordé.

Ces expressions conviennent parfaitement si vous cherchez comment conclure une lettre formelle de demande, un curriculum vitæ, une lettre de vente et bien d’autres. En général, la plupart des phrases mentionnées plus haut peuvent être utilisées en toutes circonstances, car vous pouvez les adapter en fonction du sujet. Souvenez-vous des formats standard et modifiez-les selon l’objectif de la lettre, et vous réussirez cette tâche.

Formules de conclusion à éviter 

Parfois, on a l’impression que toutes les limites ont disparu dans le monde moderne et que n’importe quelle formule peut être acceptable. Toutefois, cela ne s’applique pas à la correspondance professionnelle. Et bien qu’il existe de nombreuses façons formelles de conclure une lettre, il y en a encore certaines qui ne sont pas recommandées. En voici quelques-unes :

• "God bless you" car les anglophones ne mentionnent généralement pas l’aspect religieux avec des inconnus. 
• "Take care" semble être un au revoir positif, mais donne l’impression que quelque chose de négatif pourrait se produire, il est donc préférable de choisir une formule plus neutre. 
• "Thnx, rgrds" et d’autres abréviations sont adaptées à la communication informelle. Évitez-les néanmoins dans les lettres professionnelles, car elles sonnent comme un manque de respect : le destinataire pourrait penser que vous n’avez pas pris le temps nécessaire pour rédiger votre e-mail.

Il y a une chose de plus à garder à l’esprit dans les e-mails américains. De nos jours, presque tout le monde possède un smartphone et beaucoup préfèrent gérer leur correspondance depuis leur appareil. De nombreux téléphones ajoutent automatiquement des notes comme "Sent from an iPhone", et il est important de les supprimer. Bien que les produits Apple soient très répandus de nos jours, l’exhibition de vos appareils est inappropriée dans la correspondance formelle. C’est pourquoi la règle "relire l’e-mail avant de l’envoyer" doit être suivie par tout le monde.

Conclusion 

Notre plateforme Promova propose un large éventail de cours pour tous les goûts : choisissez donc les leçons adéquates afin de renforcer vos compétences en anglais. Nos tuteurs vous aideront à relever toutes les difficultés et subtilités de l’anglais des affaires pour que vous puissiez bientôt communiquer et correspondre comme un locuteur natif.

Des professeurs hautement qualifiés établiront un plan de cours selon votre demande. Vous apprendrez rapidement comment conclure une lettre formelle d’affaires et d’autres subtilités linguistiques que les professeurs à l’école ont oublié de vous enseigner. Bien sûr, vous pouvez toujours utiliser des dictionnaires comme Collins, mais ils ne seront jamais aussi efficaces qu’un programme personnalisé. Nous suivons toutes les mises à jour et tendances, vous pouvez donc être sûr de recevoir les connaissances et compétences en anglais les plus récentes.