Tutoriel pour débutants : Comment rédiger une lettre dans le style chinois

Avez-vous déjà eu besoin d’écrire dans le format de lettre chinois ? Vous ne savez pas par où commencer ? Vous n’êtes pas seul. Rédiger un e-mail est souvent nécessaire pour des raisons professionnelles, éducatives ou personnelles, donc posséder cette compétence est inestimable. Dans cet article, vous trouverez des instructions détaillées pour maîtriser l’art d’écrire une lettre chinoise. Rassurez-vous, nous vous guidons à travers chaque détail important.

Les bases de l’écriture de lettres chinoises

Pour maîtriser l’écriture chinoise, il ne suffit pas de traduire des mots. Il faut respecter son contexte culturel et reconnaître les éléments qui distinguent ce type de communication.

Le respect et la formalité sont essentiels dans la correspondance chinoise. Qu’elle soit personnelle ou professionnelle, un ton formel est requis dans la plupart des situations. Elle se distingue de nombreuses formes de communication occidentale, qui ne sont pas toujours formelles.

Généralement, les lettres commencent par une salutation chaleureuse : c’est une norme culturelle pour établir d’abord une relation amicale avec le destinataire. Ensuite, la lettre aborde les points clés de manière simple.

Il convient de rester explicite, détaillé et objectif lors de la rédaction. Des concepts clairs et concrets garantissent que votre message est reçu comme prévu. Un choix de mots soigné est essentiel, car l’ambiguïté ou les malentendus peuvent facilement survenir en raison des complexités linguistiques propres au chinois.

Format d’e-mail chinois : Guide détaillé

Un aspect crucial de toute correspondance étrangère est le format. Comme pour tout autre, le format chinois comporte des éléments spécifiques à traiter délicatement. Cette présentation claire et utile vous aidera à comprendre comment rédiger une lettre chinoise.

La ligne d’objet

Rédiger la ligne d’objet de votre e-mail est une étape importante. Elle prépare le lecteur en définissant le thème et ce qu’il va trouver. L’objectif est d’être concis et informatif pour rendre le contenu de l’e-mail clair dès le titre.

Lors de la création de la ligne d’objet, réfléchissez à l’objet principal de votre e-mail. Est-ce pour informer, annoncer, demander ou proposer ? La clarté influence l’engagement du destinataire.

• 会议时间确认 (huì yì shí jiān què rèn) – Confirmation de l’heure de la réunion. Cette ligne d’objet est utilisée lorsque vous devez confirmer ou reconfirmer l’heure prévue d’une réunion. Elle est directe et indique que l’e-mail contient des informations logistiques importantes.
• 新产品发售通知 (xīn chǎn pǐn fā shòu tōng zhī) – Notification de lancement de nouveau produit. Idéal pour les e-mails annonçant la sortie de nouveaux produits, il attire l’attention en mettant en avant une nouveauté excitante.
• 项目进展更新 (xiàng mù jìn zhǎn gēng xīn) – Mise à jour de l’avancement du projet. Lorsque vous informez les parties prenantes ou les membres de l’équipe de l’état d’un projet, cette ligne d’objet reflète clairement le but de l’e-mail.

Une ligne d’objet claire, concise et spécifique est toujours plus efficace qu’une formulation vague ou trop complexe. Elle garantit que le destinataire comprend votre intention avant même d’ouvrir l’e-mail.

Rédiger la salutation

Dans la correspondance par e-mail en chinois, la salutation donne le ton du message. C’est là que se manifestent le respect et la formalité, cruciaux dans une culture qui valorise la hiérarchie et la politesse. Choisir la bonne formule et le bon titre pour s’adresser au destinataire est essentiel.

Pour les e-mails formels, surtout dans un contexte professionnel, il est essentiel d’utiliser le titre et le nom de famille du destinataire. Si vous n’êtes pas sûr du titre exact, "尊敬的" (Zūnjìng de) (Respecté) est une option sûre et respectueuse.

• 尊敬的王先生 (Zūnjìng de Wáng xiānshēng) – Monsieur Wang, respecté.
• 尊敬的李教授 (Zūnjìng de Lǐ jiàoshòu) – Professeur Li, respecté.
• 尊敬的赵博士 (Zūnjìng de Zhào bóshì) – Docteur Zhao, respecté.

Pour un ami ou un collègue avec lequel vous êtes informel, il est acceptable d’utiliser une salutation plus décontractée. Toutefois, on adresse encore souvent la personne par son nom de famille, sauf si vous êtes très proche.

• 你好，李雷 (Nǐ hǎo, Lǐ Léi) – Bonjour, Li Lei.
• 小张，你好 (Xiǎo Zhāng, nǐ hǎo) – Salut, Xiao Zhang.

Employer "小" (Xiǎo) (petit) avant le nom de famille est une manière amicale d’adresser les personnes plus jeunes ou des pairs de façon informelle mais respectueuse.

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Rédiger le corps du message

Le corps de l’e-mail chinois suit la salutation et expose l’objet principal de votre message. Il doit être clair, concis et structuré pour communiquer efficacement vos points. Voici des lignes directrices pour vous aider :

1. Commencez par une phrase d’intention. Débutez en énonçant clairement l’objet de votre e-mail. Cela aide le destinataire à comprendre le contexte et l’importance de votre message dès le début. 我写这封邮件是为了询问... (Wǒ xiě zhè fēng yóujiàn shì wèile xúnwèn...) – Je vous écris pour m’informer...
2. Détaillez vos points. Après avoir introduit l’objet, développez vos points dans un ordre logique. Si vous avez plusieurs sujets, pensez à utiliser des puces ou une liste numérotée pour plus de clarté. 首先, 我想讨论... (Shǒuxiān, wǒ xiǎng tǎolùn...) – Tout d’abord, j’aimerais discuter...
3. Adoptez un langage poli. Garder un ton respectueux est crucial. Utilisez des formules de politesse, notamment pour les demandes ou suggestions. 您能否提供...？(Nín néng fǒu tígōng...?) – Pourriez-vous fournir... ?
4. Phrase de clôture. Avant votre formule de fin, incluez une phrase résumant votre e-mail ou remerciant le destinataire pour son temps. 感谢您抽时间阅读这封邮件。 (Gǎnxiè nín chōu shíjiān yuèdú zhè fēng yóujiàn.) – Merci d’avoir pris le temps de lire cet e-mail.

Ces points contribuent à construire un corps de message structuré et efficace. Commencez par une intention claire, détaillez logiquement, soyez poli et terminez par une formule de remerciement. 

Formule de fin pour les e-mails chinois

Avant votre nom, il est d’usage d’inclure une formule de politesse. Elle varie selon le degré de formalité et votre relation avec le destinataire. Exemples :

• 此致敬礼 (Cǐ zhì jìng lǐ) – Avec respect.
• 敬上 (Jìng shàng) – Respectueusement.

Dans un e-mail professionnel, ajoutez votre titre et vos coordonnées sous votre nom : numéro de téléphone, adresse e-mail et nom de l’entreprise. Pour un e-mail plus personnel, cette partie peut être omise.

李华 (Lǐ Huá)

营销经理 (Yíngxiāo jīnglǐ) – Responsable marketing

XYZ公司 (XYZ Gōngsī) – Société XYZ

电话 : 123-456-7890 (Diànhuà : 123-456-7890) – Téléphone : 123-456-7890

电邮 : lihua@xyz.com (Diànyóu : lihua@xyz.com) – E-mail : lihua@xyz.com

Vocabulaire essentiel pour rédiger des lettres d’affaires chinoises

Comprendre le vocabulaire spécialisé est la clé pour rédiger des lettres d’affaires efficaces. Voici des mots et expressions cruciaux pour améliorer la clarté et l’élégance de votre correspondance :

• 此致敬礼 [Cǐ zhì jìng lǐ] – Cette formule sert de clôture et signifie "Avec respect" ou "Veuillez agréer mes salutations distinguées", pour montrer la politesse.

此致敬礼 (Veuillez agréer mes salutations distinguées.)

• 合作 [Hézuò] – Coopération ; un terme clé pour proposer ou discuter de collaborations.

期待与您的合作。 (Au plaisir de collaborer avec vous.)

• 项目 [Xiàngmù] – Projet ; utilisé pour désigner des tâches ou collaborations spécifiques.

关于新项目的讨论 (Discussion concernant le nouveau projet.)

• 商务 [Shāngwù] – Affaires ; un terme générique applicable à divers contextes professionnels.

商务会议 (Réunion d’affaires.)

• 谢谢 [Xièxiè] – Merci ; exprimer sa gratitude est important dans la culture chinoise, même en contexte professionnel.

谢谢您的快速回复。 (Merci pour votre réponse rapide.)

• 询问 [Xúnwèn] – S’enquérir ; utile pour poser des questions ou demander des informations.

我想询问关于合同的细节。 (Je souhaiterais m’informer des détails du contrat.)

• 附件 [Fùjiàn] – Pièce jointe ; indique que vous avez inclus des documents supplémentaires avec votre lettre ou e-mail.

请查收附件中的报告。 (Veuillez trouver le rapport en pièce jointe.)

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Conclusion

Lorsque vous communiquez en chinois, retenez les éléments clés : une ligne d’objet concise, une salutation appropriée, un corps de message clair et une formule de fin respectueuse. La vigilance envers ces aspects améliorera votre communication et renforcera vos relations. Gardez toujours à l’esprit l’importance accordée aux détails et au respect dans cette culture. Ces directives vous donneront une compréhension claire de la manière de rédiger une lettre en chinois.